POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

There Marketing SAS, en desarrollo de su actividad, implementa buenas prácticas y de manera voluntaria, promoviendo e impulsando la cultura de administración del Riesgo, previniendo y controlando el desarrollo de sus operaciones para evitar incurrir en delitos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y así brindar una transparencia y confiabilidad a nuestros clientes, realizando nuestras actividades con pilares éticos.

El análisis de riesgos para prevenir el lavado de activos, permite detectar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con la canalización de recursos de origen delictual hacia la realización de actividades punibles o que busquen el ocultamiento de activos provenientes de actividades ilícitas, por lo que la revisión de las empresas y personas vinculadas con nuestra organización sin excepción deben tener este proceso de revisión.

OBJETIVO:

Esta política pretende describir los conceptos generales y las acciones que se deben tomar para la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de todos los empleados, colaboradores, proveedores y clientes de THERE MARKETING SAS., para proteger a la compañía de cualquier situación que ponga en duda el buen nombre y la capacidad de realizar negocios con entidades de orden nacional e internacional.

ALCANCE:

Esta política fue basada en la Circular Externa 100-004 de la Superintendencia de Sociedades, para la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y es aplicable para todos los empleados de la organización, al igual que para todos los clientes y proveedores, a quienes se pondrán en conocimiento acerca de esta política y es aplicable a todos los procesos donde se presenten factores de riesgo de LA/FT, las partes que involucran un factor de riesgo en este sentido y sobre las cuales se determinan los presentes lineamientos son: clientes, proveedores y colaboradores.

DEFINICIONES:

En esta política se definen:
Las obligaciones de los colaboradores, como parte de la empresa y del sistema.
Los principios de actuación de los miembros de la empresa frente al riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Los principios de relación con terceros.
Definiciones del marco legal:

Lavado de activos: Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 323 del Código Penal, adicionado por el artículo 8 de la ley 747 de 2002 y modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006.

“Artículo 323. Lavado de Activos. El que adquiera, resguarde, invierta, trasporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro, extorsión, rebelión, tráfico de armas, financiación del terrorismo, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50 000) salarios mínimos legales vigentes.”

Administración de recursos relacionados con actividades terroristas: Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006.

“Artículo 345. Administración de recursos relacionados con actividades terroristas. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales vigentes.”

Listas internacionales: Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que las publica, están vinculadas con actividades delictivas objeto de la lista, tales como OFAC, Interpol y FBI.

Listas nacionales: Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que las publica, están vinculadas con actividades delictivas objeto de la lista, tales como Policía Nacional y Sijin.

Reporte de operación sospechosa (ROS): Son operaciones sospechosas que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado, y de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas.

Riesgo de Pérdida de Reputación: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Aspectos Generales:

Todo aspirante (persona natural) a un cargo dentro de la compañía, deberán cumplir con el suministro de los requisitos dispuestos en los reglamentos internos a fin de poder contar con la información que permita verificar sus antecedentes y de esta forma asegurar que no tiene o ha tenido con alguna actividad ilícita en el marco del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Las personas naturales o jurídicas que deseen hacer parte del registro de proveedores se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación mediante el lleno de un formulario y la entrega de una documentación soporte. Aprobado el proceso de vinculación podrán ser registrados como aptos para que se pueda negociar con ellos.
Realizar consulta de los proveedores, colaboradores y clientes en las listas internacionales y nacionales gratuitas como la OFAC, Policía Nacional de Colombia y Sijin.
No prestar el nombre de la compañía para realizar negocios o movimientos de dinero de terceros.
Dudar de cualquier propuesta de negocio que represente rentabilidades injustificadas e injustificables.
Dudar de proveedores que suministren productos a precios menores o iguales que su costo, e incluso a precios mucho menores que los normalmente ofrecidos en el mercado.
No prestar ningún producto financiero de la compañía para efectuar operaciones financieras de terceros.
Para todos los pagos por transferencia, únicamente transferir a cuentas a nombre del beneficiario del pago.
Para todos los pagos en cheque, únicamente para consignación en cuenta del primer beneficiario.
Dejar evidencia completa y suficiente de todas las transacciones de los productos financieros.
En los procedimientos de creación de clientes y proveedores, solicitar documentación completa para conocer a la empresa o persona como: Certificado de Cámara de Comercio, Rut, Estados Financieros, Referencias Bancarias y/o Comerciales.
Tener documentos soporte de la totalidad de operaciones con clientes y proveedores.
En caso de identificar actividades sospechosas por algún funcionario de la compañía relacionadas con Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo, se ha implementado en nuestra página Web www.theremarketing.com un botón denominado LÍNEA ÉTICA dispuesto por la compañía para que de manera confidencial se puedan realizar estas comunicaciones, con un mensaje o adjuntando pruebas de sus denuncias.
De igual manera estas denuncias se recibirán por medio de correo electrónico a la cuenta info@theremarketing.com
En la prevención de lavado de activos, los empleados, proveedores y clientes podrán denunciar en este canal cualquier actividad sospechosa de lavado de activos y financiación del terrorismo en la que pueda verse involucrada la compañía.
Se han realizado capacitaciones para socializar esta política dentro de los colaboradores de la compañía, con el propósito de fortalecer la cultura de denuncia frente a hechos ilegales de esta índole y fortalecer los valores institucionales

POLÍTICAS SOBRE PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO:

Política 1

Colaborar en la lucha contra el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, promoviendo siempre el adecuado funcionamiento del Sistema de Prevención del Lavado de Activos.

Política 2

Criterios de actuación de los colaboradores:

La actuación de todos los miembros de la compañía frente a la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, será siempre acorde con los principios y valores empresariales. Definiendo los siguientes procesos:

A. Conocimiento de los terceros relacionados: Todo trabajador de la compañía, que intervenga en operaciones o transacciones de índole nacional o internacional, está obligado a aplicar las medidas de control que establezca la empresa tanto en esta política como en los procedimientos, para la adecuada y diligente identificación de terceros, en el marco de sus funciones.

B. Todos los trabajadores de la compañía, están obligados a colaborar en las verificaciones o recopilación de información requerida para el Sistema de Prevención en Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como a informar las operaciones que dentro del desarrollo normal de sus labores y lo definido en esta política corresponda a una operación inusual o sospechosa de
Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo.

C. Confidencialidad de la información: Ningún colaborador de la compañía, podrá dar a conocer a terceros, información sobre procedimientos o controles en Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo, así como los informes que sobre el tema se envíen a las autoridades competentes, esto esta estipulado dentro de sus contratos laborales.

Los aspectos generales descritos en esta política deben integrarse en todos los procedimientos relacionados con contabilidad y tesorería (pagos, recaudos y demás transacciones relacionadas), compras (negociaciones con proveedores de bienes y servicios) y ventas.

Este documento fue redactado, revisado y aprobado el 18 de marzo de 2020.